承办麻将世锦赛的前前后后之二十九: 关于一日游

— Max Ma

一日游也是本届世锦赛与众不同的项目,但是对于如何组织好,安排好,挑战是非常大的。

加拿大有举世闻名的尼亚加拉大瀑布,所以游览大瀑布肯定是多数人的选项。也许会有少数人想去多伦多市中心游览购物,所以这一选项也是需要的。考虑到会有很多中国选手,他们跟我们一样背过《纪念白求恩》,他们想去瞻仰白求恩故居是很正常的。这样,我在报名表里设计了这三个选项,需要选手在报名时声明。

报名表公布后,我们就开始寻找合适的旅行社进行合作。通过Mimi介绍,我们认识了大班旅游的Eva,那天我跟Andy和Mimi都去了大班位于万锦在Hyw7的办公室,与Eva洽谈了合作的意向。我们表示需要在10月15日去上述三个目的地的来回大巴服务,Eva答应会与团队商量后给我们一个报价。因为当时是2月份,时间尚早,所以我们就一直没有去跟进。

到了8月份,我们的报名进行的差不多了,三个目的地的人数也大致清楚了,我就联系了Eva。大班也是非常重视这件事情的,他们很快提供了非常正式的报价文件。遗憾的是报价超出了我们的预算,$57.5/人+13%税,再加$16/人小费。按此计算,约$81/人,120人需要$9720。因为我们的欢迎晚宴离赛场和酒店比较远,我的设想是也安排大班接送。如果这样的话总费用将近$15000。我只能对大班说谢谢,对不起。

Mimi又给我介绍了一个朋友的朋友James,我们8月底在义工首次培训的时候见了一面,我跟他详细说明了要求,他答应两周后给我报价。

几天后我突然想起我有一个师兄Bo,也在从事旅游业务,好久没有联系了,不知道他是不是还在做。于是我联系了他,得到了肯定的答复。我同样说明了我的要求,并告诉他报价必须比James低我才会考虑。

两周后我收到了他们的报价,总的来讲差不多,James去市区和白求恩分别需要$1000和$1100,而Bo分别是$750和$950,大瀑布的价格惊人的相同,都是$1700,但James是50座,Bo是56座。机场接中国队和欢迎宴会接送加在一起都在$1500左右。比较下来我还是选择了Bo,除了因为价格略有优势外,毕竟我认识Bo,了解他,心里更加踏实。当然我也非常感谢James的帮助和努力。

考虑到可能的变化,我要求在报到时请选手再次确认他们一日游的选择。果不其然,变化很大。没人去市区了,3人去白求恩故居, 其余都去大瀑布。我马上找到三位想去白求恩故居的选手,告诉他们由于人数太少,取消该活动,希望他们改到大瀑布。他们非常爽快地接受了我的建议。我又马上联系了Bo,告诉他情况有了变化,请调整车辆的目的地。他又当即联系了公司及司机进行调整,这样我们由三个目的地改为一个目的地,一个大巴,两个中巴,再加欢迎晚宴几个来回接送,总共$6650。此外, 我们替所有参加者支付了$3/人的消费。总费用完全在预算范围内。

关于一日游当天的情况,我会在后面提及。

本来旅游报价里还有中国代表团的机场接送和加拿大一周游,由于中国队未能成行,就取消了,接送也改为我们自己。

承办麻将世锦赛的前前后后之二十八: 关于餐饮

— Max Ma

餐饮是比赛后勤组织的一个重要部分。好吃的东西很容易找到,但我们既要保证餐饮的新鲜可口,还要避免食物过敏或中毒等,最后价格必须在预算范围内。

筹委会最早讨论过我们需要提供哪些餐饮,比赛期间的三顿午餐是肯定的,一个欢迎晚宴也是潜规则,那么是否需要其他的呢?比如欢送宴会,咖啡点心和水果?由于当时对于预算还没有把握,所以我首先确定的是提供三顿午餐和一个欢迎宴会,其他等各项费用都比较明确后再说。

三个午餐对于保证选手保持充沛的体力和饱满的精神完成下午的比赛是相当关键的,所以也是我们的重点工作内容,特别要确保不能发生食物过敏或中毒。在报名表上我们就有是否有食物过敏的内容,以及哪种食物,汇总后通知餐馆。

前面我在场地部分提到过,我们最早是寻找酒店作为比赛场地,但所有的酒店都会要求我们在酒店用餐,都是西餐,价格在$50/人左右,加上服务费和税至少$70/人。如果200人用餐的话每餐$14000,三餐共$42000,再加欢迎晚宴,至少$20000,总共需要$62000。大家可以算一下,我们的报名费是$300美元,折合加元约$400,160名选手的话报名费总共$64000, 只够这几顿吃的。所以我们最后放弃在酒店比赛,这样我们可以在外面定餐,品种和价格的选择面都会大很多。

在场地确定之前,Mimi一直在负责制定午餐菜单并寻找合作餐馆,主要在士家堡和万锦一带,价格定在$10-15/人。按照这个价格,200人用餐的话每天不超过$3000,三天不超过$9000,大大节约了开支。在这个过程中,Mimi花了大量的时间,倾注了很大的心血, 在此向Mimi表示衷心的感谢。

场地确定在密市后,我请George在密市找了欢迎晚宴的饭店,就是康翠酒楼,共20桌,$600/桌,其中两桌素食$550/桌。但午餐我们想还是按原计划,可以请餐馆从士家堡或万锦送过去。但最后发现餐馆不愿意送,给钱也不送。这样就只能请George在密市找了, 这时离开赛只有一个月的时间了。George的效率很高,一周左右就谈好了,基本按照Mimi的菜单和价格,但是考虑到卫生和安全,把寿丝和三明治改为了炒饭。总价是$5900。

离开赛还有10天左右的时候发生了意外,与我们签约提供午餐的餐馆老板遇害。George以最快的速度,在三天内找到了第二家餐馆,并签了约,价格不变,保证了比赛的顺利进行。在此向George表示衷心的感谢。

由于事发突然,导致赛前临时改变餐馆,我们来不及就菜单进行更多的协商,致使最后品种过于单一,口味平平。这是我们需要检讨和总结的。

比赛临近的时候,根据预算,我们认为我们还是无力承担欢送宴会的费用,所以取消了此项安排。但是我们觉得我们可以承担一些小额但又非常实惠和暖心的项目开支。所以我们在比赛期间全程都提供Costco瓶装水,点心,香蕉和橘子,每天第二局开始供应Tim Hortons咖啡,这是我们在前几届世锦赛没有看到过的。