承办麻将世锦赛的前前后后之三十一: 迎接观察组

— Max Ma

由于签证问题,中国没有派选手参加比赛,但是世界麻将组织派遣了中美联合观察组。一听这个名字,我就好像有点兴奋,脑子里浮现出中美联合公报什么的,感觉非常高大上。不过通知里明确说了,观察组将协助我们办好裁判培训,并督促我们兑现承办世界锦标赛的各项承诺,并要求我们做好接待工作。这是肯定的,我们一定会接待好的。

从前面的叙述里大家应该也可以看出来,世界麻将组织与我在交流上存在很大的问题。虽然我们都是通过邮件交流,但仍然可以感觉到他们说话时的居高临下,再加上他们说我甩锅什么的,让我有点不爽。但我表面上还是对他们很尊重的,没有点破,该汇报的汇报,该说明的说明,有利有节。我是这样想的,人家当初相信我才把比赛的举办权交给我们,我要用结果说话,努力把比赛办好,让他们感觉当初的选择是正确的。另外,江秘书长为了麻将机的事亲自去雀康跑了一趟,为我们争取到了60台麻将机,这是非常大的帮助,我不是过河拆桥知恩不图报的人,不能因为这些小事而耿耿于怀。现在观察组来了,我们一定要尽力接待好,照顾好,多听他们的意见,争取把比赛办成历史最好的一届。同时,我也想借此机会,多沟通,多交流,通过观察组来缓和与世界麻将组织之间的矛盾和误解。

观察组是10月9日晚9点多一点到达,我约好了家敏,George和Tom一起去接机。当天我开始请假休息了,白天在家把所有的资料都过了一遍,包括欢迎晚宴与颁奖仪式的策划和主持人台词,选手和嘉宾的签到纸,还把所有的奖杯,奖牌,横幅,及比赛用品等都检查了一遍,确认没有问题。最后把欢迎晚宴和比赛结束的通稿发给了轻松传媒的Tom,这样活动一结束, 媒体就可以很快的把消息发出去了。

晚饭后,我接上了Leo就直奔Executive Residency酒店,等家敏和George都到了以后就通知Tom不要去接了,我们三个车够了。Tom和Tammy还是把我请他们在Costco购买的点心和水果送到了酒店,这是我考虑到观察组到达后比较晚,不能让他们饿肚子。感谢Tom和Tammy的大力支持。

9:30分,我们出发去机场。我们三个车停在机场外面,我让Leo举着下面的海报去出口接人,这是我提前与观察组约好的。飞机基本准点安全降落,我们也十分顺利地接到了观察组的6名成员。晚11点左右,观察组全部办好了入住手续,我们给他们每个房间分发了水果和小点心。完了以后,组长胡冀燕老师说我们快快的碰个头,把几个事情缕一下,统一一下。观察组风尘仆仆,不顾疲劳连续工作的劲头让我们非常感动,令人敬佩。

Leo接机用的海报

碰头会上,胡组长向我转交了世界麻将组织赠送的东品静旗子,和世界麻将组织的旗帜,这是要还的。这样就表明我们的比赛是合法的,是有世界麻将组织授权的。然后我向观察组表达了希望胡丰产和张立清两位老师中的一位参加比赛的愿望,因为我们一位加拿大选手刚刚确认不能参加。胡组长传达了江秘书长的指示,就是观察组成员一律不参加比赛,胡丰产担任裁判,张立清担任仲裁。好吧,我们服从安排。我又要求是否可以请胡丰产老师担任裁判长,Cynthia担任副裁判长。胡组长说江秘书长认为应该由东道主出任裁判长比较合适,但是胡老师会全力支持配合的。

世界麻将组织授予的东字
世界麻将组织授予的品字
世界麻将组织授予的静字

这样我们就最后敲定,由Cynthia担任本届世界锦标赛的裁判长,胡丰产为副裁判长,张立清为仲裁长。

碰头会上还明确了第二天裁判培训的讲师为王公义和胡丰产两位,翻译是我们协会的Leo和来自美国的陈燕。最后,我介绍了培训会议室的位置,并把门卡交给了Leo, 把参加培训的学员名单交给了Cynthia。

回到房间已经过了12点,一切都准备就绪,虽然很困,但好像没有睡意,我一时有点心潮澎拜。准备了10个月,终于迎来了大考,能不能过关,希望大家共同努力。我走到酒店门外,打开了家敏给我的烟,这是我30多年前在上海工作时经常抽的牌子,连抽了三根。该睡觉了,明天开始还有许多的事情等着我。

承办麻将世锦赛的前前后后之三十: 轻松策划不轻松

— Max Ma

一个好的活动组织离不开好的策划。我们都是外行,只是因为喜欢打麻将才聚到一起,只是因为需要比赛才开始组织,所以经常是乱哄哄的。活动时,你说你的,我跑我的,看似热闹,但没有秩序,容易出差错。本届比赛的欢迎宴会和颁奖仪式是两个除比赛以外最重要的活动内容,不能有任何闪失,所以这次我们请来了专业的团队,也是我们的长期战略合作伙伴:轻松传媒(Easy Media)。Tom Huang是策划团队的负责人。

专业的策划需要编写一份好的策划书,上面会详细地规定活动的每一个细节,包括时间,地点,人物及内容,还有主持人的串词,执行时必须严格遵守。当然,策划书可以是逐步细化和丰满的。

关于欢迎晚宴,开始时我向Tom介绍了大致的程序,包括发言嘉宾,发言顺序,以及穿插的音乐表演。然后,Tom就出了策划书,以后我一直在这个基础上修改和细化。接着,我跟各位嘉宾逐一商谈,确定他们是否出席,是否准备发言,以及发言时间的长度。这里的最大难点是嘉宾的不确定性,所以直到中国检查组到达, 也就是欢迎晚宴的前一天才最后定下来。乐队的表演是我们的一个重点,这是我们的一大特色。我和Leo花了不少时间讨论曲目,因为我们要考虑到音乐的欢迎度,熟识度,和不同国家的文化。删删改改,改了好几稿,最后我们选定了中国,日本,欧洲和加拿大的音乐。最后的效果大家也是看到的,可以说是非常好的。衷心感谢Leo的付出和努力。

关于颁奖仪式的策划,过程与欢迎晚宴差不多,只是我们事先就知道要颁发哪些奖项,我也早早的确定了颁奖的顺序,所以Tom很早就拿出了策划稿,里面有主持人的串词,有每一个奖项的说明,我只要把颁奖嘉宾填上就可以了。这里的难点就是如何安排这些嘉宾。首先是到底哪些嘉宾,赞助商可以出席一直不清楚;其次是谁发什么奖比较难定;第三是我们协会的不少理事为比赛付出了很多,我想借此机会让他们走向前台,既是肯定,又是感谢。所以在颁奖嘉宾的安排上,我是费了一番脑筋的。最后,每一个奖项,我都安排两位嘉宾,一位是宾客,比如是议员,或赞助商,或世界麻将组织检查组成员,另一位是我们的理事。这样可以让各方都满意,而且一旦其中一位嘉宾不在现场的话,另一位嘉宾可以继续完成颁奖,不影响程序的进行。由于颁奖嘉宾一直在变,策划书也一直在改,闭幕前的半夜我还在改,但闭幕当天早上情况又变了,到了颁奖开始前,又有新的变化。所以颁奖主持人Barry最后用的是打印的手工修改稿。. 我写的字自己都认不清,别人念就可想而知了。

总之,这两个活动的策划过程绝对不像我现在说的那样轻松。中间,我和Tom也有无数次的交流,策划书也有无数次的修改。一句话,虽然是轻松的策划,其实一点也不轻松。Tom为了这次活动付出了极大的热情和努力,在此表示衷心的感谢。

轻松传媒除了承担了本届世锦赛的策划以外,还为我们设计了比赛的海报,大大提高了我们的专业水平。此外,Shengji Lin也为我们申请政府资助,以及夏季学生工提供了大量的帮助。Tom和Shengji在活动期间还前后忙碌地拍摄,为我们留下了许多珍贵的瞬间和记忆。借此机会,再次向Tom, Shengji和轻松传媒的老板Henry Wang表示诚挚的感谢。

轻松传媒设计的海报

正是由于轻松的帮助,使得我们有机会向来自世界各国的朋友展示我们最好的一面,把我们最好的一面展示在欢迎晚宴上,展示在颁奖典礼上,展示在最好的一届麻将世界锦标赛上。